二次会の幹事を頑張ってた話

近況報告

Fablicの2つ目のプロダクトになるバイクフリマアプリ「RIDE」のアプリ開発を頑張ってます.昨年8月くらいに開発スタートして11月にAndroid版を先行リリース, そこからiOS版開発スタートして今年3月にリリースしました.

気づいたらもう1年弱経ってますね.去年の後半から, 前職の同期やエンジニア仲間に「ずっとFRILのAndroidやってますよ」ってウソついてました.さーせん.

で, ベンチャーで新規プロダクト作るってやっぱり開発スケジュール的にキツい面があるのですが, 特にiOS版の開発は相当にヘビーでした.

開発の裏で知人の結婚式の二次会幹事をやってたので.

今日はそっちの話をします.

二次会の幹事やってました

2月頭と4月中旬で計2回幹事をやりました.だいたい2ヶ月くらい前から動き出すので11月後半から4月中旬で5ヶ月くらいずっと二次会の準備やってたことになります.

幹事業って初めてだと何から手を付ければいいのかわからなくて相当にテンパリます.そして終わると幹事本人は経験になるんだけど, それが一般に共有されることはないので, 世の中の幹事さんは毎度同じ苦労をする無限ループ状態.

というわけで, 今日は少しでも世の中の幹事さんがラクに準備できるように2回の幹事業で学んだモノや成果物を公開してみます.(あと世界中の幹事はもっとノウハウを共有していきましょう)

二次会準備セット

とりあえず最初に成果物を公開します.

二次会で役立つであろうものをGoogle Driveで公開しました フォルダごとコピーできないので, お手数ですが1ファイルずつ自分のDriveにコピーしてお使いください.

  • 二次会の取説
    • 一番長いやつ.準備のスケジュールや要点を書きなぐってます.
  • 二次会準備シート
    • タイムテーブル, 予算シート, 参加者リスト, 備品リストをまとめてます.
    • 使いにくければExcelでダウンロードしてつかってください.
  • 出欠確認用Googleフォーム
    • 2回ともGoogleフォームで出欠確認したのでフォーマット化しました.
    • 自分のどころにコピーして集計用スプレッドシートを作ってもらえればOKです.
  • 台本テンプレート
    • 台本作成用のテンプレです.
    • GoogleドキュメントもApple Pagesも縦書きに対応してなかったのでPowerPointになってます.
  • クイズテンプレート
    • クイズの出題と回答用スライドをPowerPointとKeynoteのテンプレで用意しました.
    • サンプルはこちら

二次会の勘所

二次会の準備でハードだった部分を思い出してみます.

参加者の確保

二次会の成功は参加者の確保にあるといっても過言ではありません. 参加者を十分に確保するためには約2ヶ月前, 披露宴の招待と同時に二次会の招待も始めて下さい.ここが遅くなれば遅くなるほど参加率は下がっていきます.

そして参加者の確保は新郎新婦の仕事です.幹事は新郎新婦の連絡を密にとって準備を終わらせましょう.2ヶ月前に招待を始めるとなるとそれまでに会場の決定と予算編成, 招待リストの作成は済ませておく必要があります.

招待をしても半分くらいの人はすぐに連絡を返さないので, 新郎新婦は未返信の人にひたすらリマインドをしてください.そして幹事は新郎新婦にリマインドしてください.

予算編成

二次会をやる上で一番むずかしいのが予算編成だと思います.会場の費用は参加人数によって変動しますが, 参加者を招待するためにはまず参加費を決めないといけません.しかも当日キャンセルの参加者もいるのでそれらを考慮して参加費を決めるのは至難の業です.

二次会の取説 : 予算に書いてあるように10%程度の当日キャンセルを見込んでキャンセル料を飲食費の調節でまかなうのがやりやすい方法だと思います.あとは相場もあるので東京近辺だと男子¥8,000/女子¥7,000を目安に±¥1,000で調整するのが良いと思います.

予算シミュレーション のシートを作ってるので見てもらえればわかりますが, 実際にはそんなにお金の余裕はありません.数人でもキャンセルが多いと赤字になるくらいのギリギリでやることになります.

コンテンツ

コンテンツは幹事の頑張りどころだと思うので, オリジナリティあふれる盛り上がるコンテンツを考えてもらえればいいかなーと思いますが, 僕的に良いor悪いコンテンツの特徴を書くとこんな感じです.

良いコンテンツ

A. 所要時間の見積もりが可能で終了時間が予想できる.
B. すべての参加者が可能な限りフェアに参加できる.
C. 最後までオチが分からない.(クイズなどなら最後まで景品をもらえるチャンスがあるなど)

悪いコンテンツ

D. 初対面の人同士で何か作業をする.
E. 特定のグループにしかおもしろさが伝わらない.

当てはまるからNGってわけではなくて, 適切にケアできればいいかなと思います. 例えばD.に当てはまる場合でも2,3人の友達グループを2つくっつけて共同作業をすれば初対面の人がいても緊張せずに強力しあえるかなと. E.だとコンテンツ全体を通して全てのグループ(会社の同僚, 大学の友達, 高校の友達...)がまんべんなく盛り上がれる工夫があれば大丈夫かなと思います.

もうちょっとハードルを上げると、最大勢力のグループ(例えば会社の同僚)にハマると会場全体も盛り上がるので、そこを手厚くしつつも少数グループの人がちゃんと参加できる内容にするっていうのが理想形です.

参考までに僕がやったコンテンツを簡単に紹介します.

1回目は前職の同期が作ったクイズシステムを流用してオールスター感謝祭クイズをやりました.
参加者がスマホから回答できて, 正解者で一番早く回答した人に景品をあげるというルールです. クイズの内容は新郎新婦に関するクイズでした.

出題はKeynoteから表示して回答はブラウザと, 交互に切り替えて進めてくのでオペレーション複雑ですが, 感謝祭おなじみの効果音を使ったり, 写真や映像をまじえたクイズにすることでわりと盛り上がってた気がします. (参加者が理解しやすいように人気テレビ番組の演出をパクるっていうのはオススメです)

システムは同期のリポジトリで公開されてるので見てみてください.(エンジニア以外使えないと思いますが)

chocopie116/enkai-quiz

あと, クイズのスライドもテンプレートとして公開したのでよろしければどうぞ.こっちはシステムがなくてもどこでも使える形式です.

クイズイメージ

2回目は新郎がその場で挑戦する漢気チャレンジ5本勝負でした.
新郎のチャレンジが成功するかどうかを参加者が予想して, 正解数が多い人に景品という内容です.チャレンジ内容は以下の5つ.

  1. 仕事力 : オリジナルタイピングゲーム
  2. 度胸 : 風船のテープはがし
  3. 体力 : 新婦をお姫様抱っこしてスクワット
  4. センス : 高級ワインテイスティング
  5. 夫婦力 : 新婦が新郎に哺乳瓶でミルクを飲ませる

この時も盛り上がってはいたんですが, チャレンジごとに色々小道具が必要でやっぱりオペレーション複雑でした.あと予想よりはだいぶ時間がかかってしまって、その後の歓談時間が短くなってしまったのが反省です.

進行と台本

幹事メンバーが集まる機会が少ない場合や幹事以外の人が司会をやるのであれば, 個人的には台本は作っておいたほうがいいと思います.受付時(開始前), オープニング, コンテンツ(余興), エンディングの各パートで, どんな話をするのかスクリーン/音響/照明はどういう状態なのか, ちゃんと作っておけば司会だけでなく幹事全員が安心して当日動けるはずです.

ここもテンプレートを作ったのでよければご利用ください.

台本イメージ

ただし、作るのは非常に時間がかかるので注意.2回上記のテンプレで作りましたが2回とも約半日かかって書きあげ30ページほどの量になりました.

映像

オープニングやエンディング、あるいはサプライズなど映像を演出として使うと二次会のクオリティがぐっとあがる感じがします.ですが, よほど慣れてる人でないと時間がかかって仕方がないので使いドコロは慎重に考えたほうが良いと思います.少なくとも映像以外の準備で手一杯なのであれば絶対にやるべきではありません.

まとめ

だいぶ雑に書きまとめましたが、準備の仕方は二次会の取説にまとめたので本当に幹事になった方はご覧ください. 技術的な部分でのご相談あればいつでも聞きますのでご連絡ください.

新郎新婦に頼られるのはいいけど、それなり以上の労力かかるので, 二次会セットで少しでもみなさんがラクできたら幸いです.せっかく大切な友達の結婚式なのに幹事やると余裕なくて楽しめなくなるのが現実.なので少しでも当日余裕が生まれるように工夫しましょう.新郎新婦も幹事も参加者も楽しい時間になるように頑張るべきです.